비즈니스 문서 관리의 필요성
따라서 그는이 분야에서 지식을 가진 모든 친구들에게 연락하고 있습니다. 그 과정에서 그는 나에게서 나에게서 정보와 경험을 얻기 위해 나에게 전화를 걸었다. 우리는 문서가 비즈니스 활동의 피할 수없는 부분 중 하나라는 것을 알고 있습니다. 문서는 비즈니스 거래 또는 비즈니스와 관련된 프로세스의 기록으로 정의 될 수 있습니다. 대기업에서 문서 시스템은 문서 이미징 스캐너의 도움으로 관리됩니다. 이 시스템에는 소프트웨어가 필요합니다. 예전에는 컴퓨터가 없을 때 문서 시스템을 관리하는 것이 매우 지루한 일이었습니다. 당시 문서는 캐비닛에 저장된 폴더에 보관되었습니다. 당시에는 높은 검색 시간과 문서를 잃을 확률이 더 많았습니다. ISO9001, ISO14001, AS9100 등이 다가 오면 모든 조직에 적절한 문서 관리 시스템이 필요합니다. 많은 조직들이 성숙한 문서를 생성, 저장, 검색, 사용 및 적절한 파괴에 많은 돈과 남자 시간을 소비하고 있습니다. 많은 경우에, 처음에는 문서가 종이 형식으로있을 수 있으므로 소프트 카피로 스캔해야합니다. 이 하드 카피를 소프트 카피로 변환하는 것은 문서 이미징 스캐너의 도움으로 이루어집니다. 문서 이미징 소프트웨어. 스캔 한 문서 사본을 사용할 수 있으므로 요구 사항에 따라 올바르게 색인화 할 수 있으며 컴퓨터 시스템의 지정된 영역에서 저장할 수 있습니다. 이것은 필요할 때 매우 쉽게 데이터를 검색하는 데 도움이됩니다. 외부 대행사 (ISO 감사 등)의 감사 중에 검색 시간 내의 데이터 접근성은 매우 중요하며 실제로 유용합니다. 또 다른 장점은 다른 위치에있는 다른 사람이 데이터베이스의 데이터에 액세스하여 상당한 남자 시간을 절약 할 수 있다는 것입니다. 또한 문서를 잃을 가능성은 매우 적습니다. 문서의 생성, 저장 및 검색을 통해 유지 기간 후에도 동일하게 파괴하는 것도 매우 중요합니다. 이렇게하면 데이터베이스에 상당한 양의 데이터 공간이 절약되며 다른 문서를 검색하는 것이 더 쉬워 질 것입니다. 성숙한 문서를 제 시간에 폐기하도록주의를 기울여야합니다. 집중해야 할 또 다른 중요한 영역은 문서 관리 버전 컨트롤입니다. 문서 관리 시스템에서 문서의 버전 또는 개정은 매우 중요합니다. 우리는 항상 최신 버전의 문서가 데이터베이스에 저장되어 있는지 확인해야합니다. 동일한 문서의 두 버전 사이에는 상당한 차이가있을 수 있으므로 동일한 모니터를 모니터링하는 것이 매우 중요합니다. 이를 위해 문서의 현재 버전을 문서 시스템의 색인과 함께 추가 할 수도 있습니다.